PwC (международная сеть аудиторских и консалтинговых фирм) в своих материалах подчёркивает: многие компании теряют значительные суммы из-за неэффективного управления складом и запасами. Регулярная инвентаризация помогает минимизировать эти риски.
Что такое инвентаризация склада?
Инвентаризация склада — это проверка фактического наличия товаров, материалов и оборудования с их учётными данными.
Она проводится для:

• выявления недостачи или излишков;
• корректировки бухгалтерского и управленческого учёта;
• проверки состояния упаковки и срока годности;
• подтверждения сохранности товаров;
• выявления ошибок в учётной системе.

Важно: порядок инвентаризации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ и Методическими указаниями Минфина РФ (приказ № 49 от 13.06.1995).
Когда проводится инвентаризация?
Инвентаризация склада может быть:

• Плановой — по утверждённому графику (раз в квартал, полугодие, год).
• Внеплановой — при смене материально ответственных лиц, выявлении краж или подозрений в махинациях.
• Полной — проверяются все позиции склада.
• Выборочной — проверяется определённая группа товаров или зона.

Кто отвечает за инвентаризацию?
Процесс обычно курирует инвентаризационная комиссия, куда входят:

• представители бухгалтерии;
• сотрудники склада;
• менеджеры по логистике;
• при необходимости — независимые аудиторы или аутсорсинговые компании.

Ответственным за организацию выступает руководитель предприятия или главный бухгалтер.
Как проводится инвентаризация склада?
Этапы:

1. Подготовка

• утверждается приказ о проведении;
• назначаются члены комиссии;
• подготавливаются бланки и ведомости.

1. Проверка

• пересчёт товаров (вручную, с ТСД или сканерами штрих-кодов);
• фиксация состояния упаковки и условий хранения;
• проверка сроков годности и соответствия стандартам.

1. Сверка с учётом

• сопоставление фактических остатков с данными бухгалтерии и WMS;
• выявление расхождений.

1. Документирование

• составление инвентаризационной описи;
• оформление акта расхождений;
• внесение корректировок в учётные системы.

Что проверяют при инвентаризации?

• фактическое количество товара на складе;
• состояние упаковки, маркировки, пломб;
• сроки годности (для продуктов и фармы);
• условия хранения (температура, влажность);
• соответствие партий данным в учёте;
• наличие сопроводительных документов.

Пример: в фармацевтике нарушение условий хранения фиксируется актом инвентаризации и может стать основанием для списания партии — даже если формально срок годности не истёк.
Современные инструменты
Сегодня инвентаризация — это не только бумажные ведомости. Компании используют:

• ТСД (терминалы сбора данных) и сканеры штрих-кодов;
• RFID-метки для ускорения пересчёта;
• WMS-системы (1С:WMS, Manhattan, Infor);
• дроны для пересчёта паллет (пилотные проекты «СберЛогистики» и DHL).

Типичные ошибки при инвентаризации

• неверная организация учёта в WMS;
• формальный пересчёт без проверки качества и сроков;
• отсутствие фотофиксации нарушений;
• игнорирование частичных проверок между полными инвентаризациями;
• несоблюдение правил хранения документов.

Отчёт по результатам
По итогам инвентаризации составляются документы:

• инвентаризационная опись;
• сравнительная ведомость;
• акт инвентаризации.

Они хранятся в бухгалтерии и служат основанием для корректировок в учёте и списаний.
Чем полезна инвентаризация

• защищает бизнес от убытков;
• помогает выявить кражи и пересортицу;
• повышает точность учёта;
• снижает налоговые риски;
• обеспечивает готовность к проверкам.

Инвентаризация склада — это инструмент финансовой безопасности. Чем чаще и качественнее она проводится, тем меньше вероятность потерь.

Многие компании сегодня отдают этот процесс на аутсорс. Независимые инспекторы компании TopFrame проводят инвентаризации по всей России и за рубежом: фиксируют фактические остатки, проверяют качество и сроки, оформляют акты и фотоотчёты. Это снижает риски для бизнеса и упрощает работу бухгалтерии.

Подробности и заявку на подбор персонала можно оставить на сайте компании.